Referater er dokumenter, der gør det muligt at registrere begivenhederne officielt. Referater bruges til at dokumentere begivenheden, som den skete, til at henvise til den, når det er nødvendigt, til at dele oplysninger på en officiel og korrekt måde, og til juridisk beskyttelse. Officiel meddelelse om hændelsen gives gennem referat.

Hvad er et minut?

At føre referat er processen med officielt at registrere indholdet af en begivenhed, et møde, en transaktionsproces eller en samtale, præcis som den er. Der føres referater for at yde beskyttelse i juridiske processer, for officielt at dokumentere hændelsen, for at henvise til det som et officielt dokument i juridiske processer og for præcist at formidle situationen.

Referater udarbejdet af officielle institutioner kan underskrives af politiet, notar, domstol, virksomheder, regeringskontorer eller officielle institutioner.

Hvordan fører man referater?

Da referater er officielle dokumenter, er der visse regler, der skal følges, når de udarbejdes. Referatprocedurer kan have ændringer og forskellige detaljer vedrørende arten og placeringen af den begivenhed, der skal registreres. Du kan anvende følgende betingelser som et eksempel på, hvordan du fører referat:

Før du påbegynder referatets indhold, skal du skrive titlen i overensstemmelse med reglerne. Hvis der ikke er en særlig situation for den hændelse, der er genstand for rapporten, skal titlen skrives midt på siden og med store bogstaver som 'MINUTTER'.
Efter at have angivet arten af hændelsen beskrevet i rapporten, skal der gives detaljerede oplysninger om hændelsen. Ud over detaljerede oplysninger om hændelsen, bør også, hvordan hændelsesoplysningerne er indhentet, indgå i rapporten.
Oplysninger, såsom hvad hændelsen er, hvor den fandt sted, og dato og klokkeslæt bør tydeligt angives.
Hvis der er beviser, der kan betragtes som beviser vedrørende den i rapporten nævnte hændelse, skal disse også tilføjes rapporten. Oplysninger om, hvordan beviserne er opnået, bør også indgå i rapporten.
Hvis referatet fylder mere end én side, skal bagsiden af siderne være tom, og nye sider skal nummereres.
Der kræves også våde underskrifter af de personer, hvis oplysninger er medtaget i referatet. Referater uden underskrifter er ikke gyldige.

Ting at overveje, når du forbereder referatet

Da referater er officielle dokumenter, skal visse skabeloner og regler følges ved udarbejdelse af referater. Vigtige punkter ved udarbejdelse af referat er som følger:

Det skal udarbejdes på A4- eller A5-papir.
Referatets titel skal skrives med store bogstaver midt på siden.
Datoen og tidspunktet for hændelsen, detaljer om, hvordan hændelsen opstod, og hvordan hændelsen blev erfaret, bør inkluderes i detaljer.
Beviser vedrørende hændelsen skal også indgå i rapporten.
Identitetsoplysningerne for de personer, der er nævnt i referatet, skal også medtages.
I slutningen af protokollen bør dato og klokkeslæt protokollen føres samt underskrifter fra de nævnte personer, så slutningen er tydelig.

Hvad er brugen af minutter?

Der føres referat, da det er officielle dokumenter i tilfælde, hvor hændelsen skal anmeldes. Referater tjener som juridisk og retlig beskyttelse af de hændelser, der har fundet sted, som reference for virksomhedens ledelsesmæssige situationer og forholdet mellem medarbejdere og arbejdsgivere. For at referaterne kan fremlægges som officielle dokumenter og være nyttige for hændelsen, skal de udarbejdes med reel information og omhu. Referater kan bruges som officielle dokumenter til forskellige begivenheder og formål. Vi kan liste fordelene ved at føre referat som følger:

De yder retlig beskyttelse ved at bruge de referater, der føres af retten, notaren, officielle kontorer eller offentlige institutioner som bevis i juridiske processer.
I tilfælde, hvor sanktioner eller straffesager er påkrævet, forelægges referatet for domstolene som officielle dokumenter vedrørende hændelsens proces.
I erhvervsinstitutioner kan der føres referater for at holde detaljer om indholdet af møder og diskussioner. Disse referater kan bruges i fremtidige beslutninger.
Referater, der føres på arbejdspladser, kan føres for at beskytte arbejdsgiver og medarbejder i juridiske processer vedrørende begivenheder på arbejdspladsen.

Hvordan fører man referater i henhold til deres situation?

I de tilfælde, hvor hændelsen skal registreres, kan der føres referater, dog på forskellige områder. Der kan føres referater for erhvervsliv, uddannelse og sundhedsstatus og retssager eller straffesager. I tilfælde af problematiske situationer i hospitalsundersøgelser og -behandlinger kan der opbevares en rapport for helbredstilstand, en rapport for straffe såsom disciplin i uddannelseslivet, en rapport for ethvert problem i militære områder eller en ulykke på arbejdspladsen.

Hvordan opbevarer man en trafikulykkesrapport?

Færdselsulykkesrapport med materiel skade kan udarbejdes efter følgende regler:

Rapporten skal kun udfyldes i to eksemplarer af de personer, der er involveret i ulykken. Er du involveret i en ulykke, er det obligatorisk at udfylde rapporten, selvom du ikke har kørekort.
Selvom skemaet til referatet er en fotokopi, skal parternes våde underskrifter være til stede i referatet.
Oplysningerne i skemaet skal udfyldes ufuldstændigt, og årsagen til ulykken skal tydeligt angives.
Da anmeldelsen vil være ugyldig, hvis selskabet og policen ikke kan identificeres, skal parternes forsikringsselskaber og trafikpolnumre angives fuldstændigt og nøjagtigt.
Indberetningen skal indsendes til forsikringsselskabet inden for fem hverdage.

Hvordan opbevarer man militærrapporter?

På militære områder har referatet normalt en fast skabelon. For eksempel, hvis rapporten er relateret til en disciplinær hændelse, skrives en titel såsom 'INDISCIPLINE DETECTION RAPPORT' i den øverste midterste del af rapportsiden. Efter angivelse af dato, nøjagtigt klokkeslæt og præcist sted for hændelsen indgår oplysninger om hændelsen og de navne, der er nævnt i hændelsen, i rapporten. Efter at datoen for protokollens førelse er angivet til sidst, afsluttes protokollen med våde underskrifter af de i protokollen nævnte personer og den, der har ført protokollen.

Hvordan opbevarer man elevernes rapporter?

Som i andre referater, efter at rapportens titel er skrevet med store bogstaver, er begivenhedens dato, tidspunkt, begivenhedsdetaljer og navne nævnt i begivenheden inkluderet. Efter at datoen for referatet er tilføjet til slutningen, afsluttes referatet med våde underskrifter fra elev, lærer, assisterende rektor og rektor.